A Ordem de Serviço (OS) de segurança do trabalho é um documento obrigatório que todo empregador deve emitir para informar seus trabalhadores sobre os riscos ocupacionais presentes em suas atividades e as medidas de prevenção adotadas. Prevista na NR-01 (item 1.7.2) e na CLT (art. 157, inciso II), a OS é uma das obrigações mais antigas e fundamentais da legislação trabalhista brasileira, e sua ausência é uma das irregularidades mais autuadas pela fiscalização do Ministério do Trabalho.
A Cruzeiro Engenharia, com 36 anos de experiência em segurança e saúde do trabalho e uma equipe de 20 engenheiros habilitados pelo CREA, elabora Ordens de Serviço completas e personalizadas por função, vinculadas ao PGR da empresa, para organizações de todos os portes em São Paulo e Campinas. Neste guia, apresentamos o passo a passo completo para a elaboração da OS, o conteúdo obrigatório, os erros mais comuns e as multas por descumprimento.
O que É a Ordem de Serviço de Segurança
A Ordem de Serviço (OS) de segurança do trabalho é o documento formal através do qual o empregador comunica ao trabalhador os riscos ocupacionais da sua atividade, as medidas de prevenção e controle adotadas pela empresa, os equipamentos de proteção individual obrigatórios, os procedimentos de segurança a serem seguidos e os procedimentos em caso de emergência. A OS também informa os direitos e deveres do trabalhador em relação à segurança do trabalho, incluindo o direito de recusa de trabalho em condição de risco grave e iminente.
A OS funciona como um contrato de informação entre empregador e empregado: o empregador comprova que informou o trabalhador sobre todos os riscos da atividade, e o trabalhador declara que recebeu essas informações e se compromete a cumprir os procedimentos de segurança estabelecidos. Esse registro é fundamental em caso de acidente de trabalho, pois demonstra que o empregador cumpriu seu dever de informar.
Base Legal — NR-01 e CLT
A obrigatoriedade da Ordem de Serviço está fundamentada em dois dispositivos legais complementares:
CLT — Art. 157, inciso II: estabelece que cabe às empresas instruir os empregados, através de ordens de serviço, quanto às precauções a tomar no sentido de evitar acidentes do trabalho ou doenças ocupacionais. Este artigo da CLT é de 1943, demonstrando que a exigência da OS é uma das mais antigas da legislação trabalhista brasileira.
NR-01 — Item 1.7.2: a nova NR-01 (atualizada pela Portaria SEPRT n.º 6.730/2020) mantém a obrigatoriedade de informar os trabalhadores sobre os riscos ocupacionais, integrando essa exigência ao Programa de Gerenciamento de Riscos (PGR). O item 1.7.2 estabelece que a organização deve informar aos trabalhadores, de maneira compreensível, sobre os riscos ocupacionais existentes nos locais de trabalho, as medidas de prevenção adotadas, os resultados dos exames médicos e complementares e os resultados das avaliações ambientais.
A conjugação desses dois dispositivos torna a OS um documento de emissão obrigatória, personalizado por função e com entrega documentada (assinatura do trabalhador com data). A OS é, na prática, o instrumento pelo qual o empregador materializa o dever legal de informar os trabalhadores sobre os riscos das suas atividades.
Obrigatoriedade e Quem Deve Receber
A Ordem de Serviço é obrigatória para todas as empresas que possuam empregados registrados em CLT, independentemente do porte, do número de funcionários, do grau de risco ou do segmento econômico. Não há exceção de obrigatoriedade — desde o pequeno comércio com um funcionário até a grande indústria com milhares de empregados, todos devem emitir e entregar a OS.
A OS deve ser entregue a cada trabalhador antes do início das atividades, ou seja, no momento da admissão, antes que o empregado comece a exercer suas funções. Além da admissão, a OS deve ser atualizada e reentregar nos seguintes casos:
- Mudança de função ou de setor
- Mudança no processo de trabalho que altere os riscos
- Introdução de novos equipamentos, máquinas ou produtos
- Identificação de novos riscos no PGR
- Alteração nas medidas de prevenção ou nos EPIs
- Após acidente de trabalho ou quase-acidente, com atualização dos procedimentos
O que Deve Conter a Ordem de Serviço
A Ordem de Serviço deve contemplar, no mínimo, as seguintes informações:
- Identificação da empresa: razão social, CNPJ, endereço do local de trabalho
- Identificação do trabalhador: nome completo, CPF, número de registro, data de admissão
- Função/cargo: a função exercida pelo trabalhador conforme registrada na CTPS
- Descrição das atividades: descrição clara e objetiva das atividades executadas pelo trabalhador naquela função
- Riscos ocupacionais identificados: todos os riscos a que o trabalhador está exposto, com referência ao inventário de riscos do PGR. Devem ser listados riscos físicos, químicos, biológicos, de acidentes e ergonômicos, conforme aplicável
- Medidas de prevenção e controle: as medidas implementadas pela empresa para controlar cada risco (medidas de engenharia, administrativas, EPCs)
- EPIs obrigatórios: lista de todos os EPIs que o trabalhador deve utilizar na sua atividade, com especificação do tipo e do CA (Certificado de Aprovação)
- Procedimentos de segurança: procedimentos operacionais que o trabalhador deve seguir para executar suas atividades com segurança
- Procedimentos em caso de emergência: o que fazer em caso de acidente, incêndio, vazamento ou outra emergência
- Direitos e deveres do trabalhador: incluindo o direito de recusa de trabalho em condição de risco grave e iminente (NR-01 item 1.4.3) e o dever de cumprir os procedimentos de segurança e utilizar os EPIs
- Penalidades por descumprimento: as consequências do não cumprimento das normas de segurança pelo trabalhador (advertência, suspensão, justa causa em caso de recusa reiterada ao uso de EPI)
- Assinatura do trabalhador e data: comprovando que o trabalhador recebeu, leu (ou teve leitura) e compreendeu o conteúdo da OS
Passo 1 — Levantar os Riscos do PGR
O primeiro passo para elaborar a Ordem de Serviço é consultar o PGR (Programa de Gerenciamento de Riscos) da empresa, especificamente o Inventário de Riscos Ocupacionais. O PGR contém a identificação detalhada de todos os perigos presentes em cada processo e atividade, com a avaliação dos riscos (probabilidade e severidade) e as medidas de controle existentes e planejadas.
Para cada função/cargo, devem ser extraídos do PGR: os riscos ocupacionais específicos daquela atividade, os agentes nocivos presentes, a avaliação quantitativa (quando realizada), as medidas de controle implementadas e os EPIs definidos. A vinculação da OS ao PGR é essencial para garantir a consistência entre os documentos e evitar divergências que seriam identificadas pela fiscalização.
Se a empresa ainda não possui PGR atualizado, este deve ser elaborado antes ou simultaneamente à OS, pois a OS sem referência ao PGR é considerada genérica e incompleta pela fiscalização atual.
Passo 2 — Redigir a OS por Função
A OS deve ser redigida individualmente para cada função existente na empresa. Funções diferentes, mesmo que dentro do mesmo setor, possuem atividades, riscos e medidas de proteção diferentes. Uma OS genérica — idêntica para todas as funções — é um dos erros mais comuns e mais penalizados pela fiscalização, pois demonstra que a empresa não realizou a análise efetiva dos riscos de cada atividade.
A redação deve ser clara, objetiva e compreensível para o trabalhador, evitando linguagem excessivamente técnica. Os riscos devem ser descritos de forma que o trabalhador entenda efetivamente a que está exposto e quais as consequências possíveis. As medidas de prevenção devem ser práticas e aplicáveis, e os EPIs devem ser identificados de forma específica (não basta dizer "luvas" — deve especificar o tipo de luva e o CA).
Passo 3 — Personalizar para Cada Atividade
Além da personalização por função, a OS pode necessitar de personalização adicional quando trabalhadores da mesma função atuam em condições diferentes. Por exemplo, um eletricista que atua em instalações de baixa tensão tem riscos diferentes de um eletricista que atua em subestações de alta tensão, mesmo que ambos tenham a mesma função registrada. Nesse caso, a OS deve refletir as condições específicas de cada situação.
A personalização também se aplica a trabalhos temporários, sazonais ou em locais diferentes. Se a empresa realiza serviços em diferentes clientes ou canteiros, a OS deve contemplar as condições específicas de cada local de trabalho, ou ser complementada com instruções adicionais para cada situação. A OS genérica "para todos os serviços em todos os locais" não atende à exigência legal.
Passo 4 — Treinar o Trabalhador na Entrega
A simples entrega da OS para o trabalhador assinar não é suficiente. A NR-01 exige que o trabalhador seja efetivamente informado sobre os riscos — o que significa que ele deve compreender o conteúdo da OS. A entrega deve ser acompanhada de uma explicação presencial (treinamento) onde cada item da OS é apresentado ao trabalhador:
- Quais são os riscos da sua atividade e o que pode acontecer em caso de exposição
- Quais medidas a empresa adota para controlar esses riscos
- Quais EPIs ele deve utilizar, como utilizar corretamente e como solicitar troca
- Quais procedimentos de segurança deve seguir
- O que fazer em caso de emergência
- Quais são seus direitos (incluindo recusa de trabalho em risco grave) e deveres
Esse treinamento de entrega deve ser registrado, preferencialmente com lista de presença indicando data, horário, conteúdo apresentado e assinatura do trabalhador e do instrutor. Em empresas com trabalhadores analfabetos ou com dificuldade de leitura, a explicação verbal é ainda mais importante, e o registro pode ser feito com impressão digital do trabalhador.
Passo 5 — Coletar Assinatura e Arquivar
Após o treinamento de entrega, o trabalhador deve assinar a OS em duas vias: uma via fica com o trabalhador e outra via fica com a empresa. A assinatura deve ser acompanhada da data, comprovando o momento em que o trabalhador foi informado. Ambas as vias devem ser idênticas e conter todas as informações descritas anteriormente.
A via da empresa deve ser arquivada no prontuário do trabalhador, junto com os demais documentos de segurança do trabalho (ficha de EPI, ASOs, certificados de treinamento). O arquivamento deve ser organizado de forma que qualquer documento possa ser localizado rapidamente em caso de fiscalização ou auditoria. O prazo de guarda recomendado é de, no mínimo, 20 anos (prazo prescricional de ações trabalhistas), embora a legislação não defina prazo específico para a OS.
Passo 6 — Atualizar Quando Houver Mudança
A OS é um documento dinâmico que deve ser atualizado sempre que houver alteração nas condições de trabalho que afete os riscos ou as medidas de prevenção. As situações que exigem atualização incluem:
- Mudança no processo de trabalho ou na atividade do trabalhador
- Introdução de novos equipamentos, máquinas, produtos químicos ou materiais
- Revisão do PGR com identificação de novos riscos ou alteração da avaliação de riscos existentes
- Alteração nos EPIs fornecidos (substituição por outro modelo ou tipo)
- Após acidente de trabalho ou quase-acidente que revele risco não contemplado na OS
- Mudança na legislação ou nas normas regulamentadoras que afete os procedimentos
A cada atualização, uma nova OS deve ser emitida, entregue com treinamento e assinada pelo trabalhador. As versões anteriores devem ser mantidas no arquivo para fins de histórico e comprovação de cumprimento da obrigação ao longo do tempo.
Erros Comuns e Como Evitar
- OS genérica para todas as funções: a OS deve ser específica por função. Uma OS idêntica para o eletricista, o operador de empilhadeira e o auxiliar administrativo é facilmente identificada como genérica pela fiscalização e não atende à exigência legal. Cada função tem riscos específicos que devem ser contemplados.
- OS sem vinculação ao PGR: a OS deve estar alinhada com o inventário de riscos do PGR. Se o PGR identifica determinado risco para uma função, a OS dessa função deve mencionar esse risco e as medidas de controle correspondentes. Divergências entre PGR e OS geram questionamentos graves.
- OS sem assinatura do trabalhador: a OS sem assinatura não comprova que o trabalhador foi informado. Em caso de acidente, a empresa não terá como demonstrar que cumpriu seu dever de informar, agravando sua responsabilidade.
- Entrega sem treinamento: entregar a OS para o trabalhador "assinar e devolver" sem explicação não atende à exigência de informar efetivamente. A fiscalização pode questionar se o trabalhador realmente compreendeu o conteúdo.
- OS desatualizada: manter a OS original quando as condições de trabalho mudaram é tão grave quanto não ter a OS. O documento deve refletir as condições atuais de trabalho.
- Não fornecer cópia ao trabalhador: o trabalhador tem direito a receber sua via da OS. A retenção de todas as vias pela empresa priva o trabalhador do acesso à informação sobre seus riscos.
Quem Elabora a Ordem de Serviço
A Ordem de Serviço pode ser elaborada por diferentes profissionais de segurança do trabalho, conforme a estrutura da empresa:
- SESMT (Serviço Especializado em Engenharia de Segurança e Medicina do Trabalho): em empresas obrigadas a manter SESMT conforme a NR-04, a elaboração da OS é uma das atribuições do serviço
- Técnico de segurança do trabalho: profissional habilitado para elaboração de documentos de SST, incluindo a OS
- Engenheiro de segurança do trabalho: profissional de nível superior especializado, indicado para empresas com riscos complexos
- Empresa especializada em SST: empresas que não possuem SESMT próprio podem contratar empresa especializada para elaboração da OS vinculada ao PGR
Treinamento para Elaboração de OS
Empresas que desejam capacitar sua equipe interna (SESMT, técnicos de segurança, gestores de RH) para elaboração de Ordens de Serviço podem contratar treinamento específico. O treinamento abrange a metodologia de elaboração, a vinculação com o PGR, a redação por função, o procedimento de entrega e treinamento do trabalhador, a documentação e o arquivamento.
A carga horária típica é de 4 a 8 horas, incluindo exemplos práticos de elaboração de OS para diferentes funções e setores. Ao final do treinamento, os participantes estão aptos a elaborar, entregar e gerenciar as Ordens de Serviço da empresa de forma autônoma, mantendo a conformidade com a NR-01 e a CLT.
Multas por Falta de Ordem de Serviço
A falta de Ordem de Serviço é uma das infrações mais autuadas pela fiscalização do trabalho, por ser de verificação simples (o Auditor solicita a OS de qualquer trabalhador e verifica se existe e se está completa). As multas variam conforme o porte da empresa e o número de trabalhadores sem OS, podendo atingir valores significativos quando multiplicadas pelo número de empregados em situação irregular.
Mais grave que a multa administrativa é a consequência em caso de acidente de trabalho. Se um trabalhador sofre acidente e a empresa não possui OS documentando que ele foi informado sobre os riscos, a responsabilidade do empregador é agravada. Em ação judicial, a ausência de OS é utilizada como prova de negligência do empregador, resultando em condenações mais elevadas em ações de indenização por danos morais e materiais.
O investimento na elaboração de Ordens de Serviço completas e personalizadas é mínimo comparado aos custos de multas e, principalmente, de ações judiciais decorrentes de acidentes. A Cruzeiro Engenharia elabora OS vinculadas ao PGR, personalizadas por função, com treinamento de entrega incluído.
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Perguntas Frequentes sobre Ordem de Serviço
A Ordem de Serviço (OS) é um documento obrigatório que informa ao trabalhador sobre os riscos da sua atividade e as medidas de prevenção. Prevista na NR-01 e na CLT, a OS deve ser emitida para cada trabalhador antes do início das atividades, personalizada por função e assinada com data de recebimento.
Sim, a OS é obrigatória para todas as empresas com empregados em CLT, sem exceção de porte, número de funcionários ou grau de risco. Cada trabalhador deve receber a OS específica para sua função antes de iniciar as atividades, com assinatura comprovando o recebimento e a compreensão do conteúdo.
A falta de OS configura infração à NR-01 e à CLT, sujeita a multas que variam conforme o porte da empresa. Em caso de acidente, a ausência de OS agrava a responsabilidade do empregador, pois comprova que o trabalhador não foi informado dos riscos. A OS é uma das infrações mais autuadas pela fiscalização.
A OS pode ser elaborada pelo SESMT, pelo técnico de segurança do trabalho, pelo engenheiro de segurança ou por empresa especializada. Deve ser vinculada ao PGR, utilizando os riscos do inventário como base. A Cruzeiro Engenharia oferece elaboração completa de OS personalizada por função.
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